Il ne s’agit pas, dans cet article, d’évoquer les règles de comptabilité relatives au compte Caisse. Les paragraphes qui suivent s’attachent à vous donner des conseils pour que le suivi de la caisse, en magasin, se déroule sans grande difficulté. Cela est important pour éviter les erreurs. En effet, les erreurs font perdre du temps à vos salariés et à vous, car il n’est pas toujours évident de découvrir l’origine et de procéder à la correction. Sans compter que les erreurs au niveau de la caisse se répercutent éventuellement sur vos résultats comptables et financiers. On peut également indiquer qu’une caisse correctement gérée et contrôlée limite drastiquement les risques de vols.
Investissez dans un logiciel de caisse
Vous devez à tout prix acquérir un logiciel de caisse. Pourquoi ? Ce n’est pas en quelques lignes que l’on peut présenter tous les avantages d’un logiciel de caisse. Ses deux utilités principales sont l’automatisation des tâches (donc un superbe gain de temps pour le caissier) et un suivi efficace des opérations sur la caisse (votre comptable vous dira « merci »). Les mises à jour des flux financiers sont systématiques : le logiciel affiche donc les montants en temps réel. Il faut également savoir que les logiciels sont soumis à des normes légales. Cela signifie qu’en les adoptant, vous appliquez d’office pratiquement toute la législation qui encadre la tenue d’une caisse. Les différentes fonctionnalités, dont dispose un logiciel de caisse, sont un atout indéniable : les données qu’elles communiquent vous aident à développer votre entreprise, à assurer sa croissance. On peut même aller jusqu’à dire qu’indirectement le logiciel de caisse est un outil d’aide à la décision. Par ailleurs, notez qu’un même logiciel de caisse est capable de gérer plusieurs caisses réparties dans plusieurs magasins. En clair, en ouvrant de nouveaux établissements, vous pouvez être sûr que les caisses auront droit à une gestion centralisée. Le suivi des chiffres d’affaires de vos différentes boutiques en sera davantage facilité. Naturellement, le meilleur logiciel de caisse est celui qui fonctionne avec les autres logiciels de gestion que vous utilisez. Les échanges d’information et de données seront alors plus faciles, mais par-dessus tout, vous aurez des données de qualité.
Familiarisez-vous avec les tâches propres à la gestion de la caisse
Avant de prendre en main la caisse, il est nécessaire que vous vous familiarisiez avec l’utilisation du logiciel de caisse, que vous en connaissiez chaque aspect de sa gestion et de sa tenue. C’est lorsque vous maîtrisez avec brio tout ce qu’il y a à faire, y compris au niveau légal, que vous passez à l’étape de l’acquisition d’un logiciel de caisse. Vous ne savez pas sur lequel investir. Celui dénommé fastmag présente des atouts alléchants et une incroyable promesse de performance. Dès que le logiciel de caisse que vous avez acquis n’a plus aucun secret pour vous, abordez la troisième étape : vous pouvez vous permettre de confier la gestion de la caisse et du logiciel à quelqu’un de votre équipe. Là également, il est fortement recommandé de le former sur plusieurs jours. Votre rôle se limitera à contrôler le travail du caissier en fin de journée. Vous êtes maintenant en mesure de mieux vous concentrer sur les autres tâches incontournables pour la croissance de votre ou vos établissements. En matière de caisse, le travail le plus difficile — car il nécessite une grande concentration, de la précision et de l’exactitude — c’est la mise à jour quotidienne du livre de caisse. C’est d’autant plus difficile, car vous avez parfois plusieurs taux de TVA à appliquer. En principe, avec votre logiciel de caisse, ce travail fastidieux deviendra un jeu d’enfant pour vous. Une précision toutefois : vous devez, en tant que propriétaire de la boutique, faire vous-même la mise à jour quotidienne du livre de caisse.